Na co warto uważać przy organizacji imprez firmowych? Podstawowe błędy i zagrożenia

organizacja imprez firmowych warszawa

Imprezy firmowe mogą spełniać wiele funkcji. Z jednej strony motywują pracowników do dalszej pracy, poprzez zacieśnienie relacje między pracownikami integrują cały zespół, a jednocześnie pozwalają nieco odpocząć i wyrwać się spod monotonii codzienności. Firma organizująca imprezę, biwak lub piknik firmowy staje jednak przed niełatwym zadaniem, które niewłaściwie zaplanowane może przynieść więcej strat niż pożytku.

Przystępując do przygotowania imprezy firmowej dla pracowników organizator musi zadbać o odpowiednią lokalizację spotkania, program i atrakcje, zaplecze techniczne, zabawy, muzykę, konkursy, zaplecze gastronomiczne, a w przypadku kilkudniowych imprezy – także hotelarskie. Nic więc dziwnego, że coraz częściej firmy również w tych kwestiach korzystają z rozwiązań outsourcingowych, wynajmując wyspecjalizowaną agencję eventową, którą dba o odpowiednie przygotowanie imprezy.

Jednym z najczęstszych błędów organizatorów jest brak zrozumienia prawdziwych potrzeb pracowników. Skutkuje to nieangażującymi i nieatrakcyjnymi zabawami lub konkursami, nieefektywnie edukującymi szkoleniami czy ostatecznie nawet źle dobraną lokalizacją. Organizator imprezy powinien zagłębić się w potrzeby pracowników, poznać ich preferencje, zrozumieć odpowiadający im model kultury organizacyjnej, a nawet prywatne hobby. Jak można się domyślać, w przeciwieństwie do profesjonalnych agencji eventowych wielu pracodawców rezygnuje z powyższych działań uznając, że przekraczają one ich możliwości.

Lokalizacja imprezy firmowej i zaplanowanie odpowiedniego terminu

Oprócz tego, że spotkanie musi być indywidualnie przygotowywane pod konkretną grupę, dla każdej imprezy niewątpliwie ważny jest dobór lokalizacji i terminu. Miejsce spotkania powinno wybierać się zgodnie ze znajomością możliwości transportowych pracowników. Jeśli finanse na to pozwalają, zawsze lepiej zorganizować wspólny dojazd na miejsce, który pozytywnie wpłynie na frekwencję. Tak czy inaczej – lokalizacja nie powinna być zbyt oddalona oraz posiadać stosunkowo łatwy dojazd.

Często zdarza się tak, że nawet dobrze zaplanowana impreza firmowa kończy się fiaskiem tylko i wyłącznie ze względu na niewłaściwy dobór terminu. Organizator eventu powinien wystrzegać się okresów przypadających między świętami, ferii i wakacji. Niewskazane jest także nadmierne kierowanie się ceną przy planowaniu imprezy. Dostrzegłszy, że w danym tygodniu wszystkie hotele i pensjonaty, w których docelowo planowałoby się imprezę, podejrzanie niskie ceny, to warto zastanowić się nad przyczyną tego zjawiska. Może to wszak oznaczać, że z jakiegoś powodu w tym czasie inne firmy nie decydują się na organizację własnych imprez, szkoleń lub konferencji.

Powyższe problemy są dopiero początkiem wszystkich zmagań, z którymi zmierzyć się musi organizator imprezy firmowej. Przygotowanie jej wymaga nie tylko czasu, ale także pełnego zaangażowania. Aby praktycznie do zera zminimalizować ryzyko nieudanej imprezy, warto rozważyć zamówienie usług agencji eventowych, które dzięki swemu doświadczeniu i znajomości tematu, zarówno od strony technicznej, jak i nawet psychologicznej, tworzą niezapomniane spotkania. Polecamy zapoznać się np. z ofertą agencji Moon Time.